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Anmeldung und Prüfung

Wie erfolgt die Anmeldung einer Kasse bei Finanz Online?

Eine derartige Anmeldung ist ab 1.9.2016 möglich, dabei muss nur die Kassenidentifikationsnummer, die Seriennummer des Signaturzertifikats und der frei wählbare Schlüssel, mit dem der Umsatzzähler codiert wird, übermittelt werden.1)

Wie kann die Kassenidentifikationsnummer aussehen?

Wichtig ist, dass jede Kasse im Unternehmen eine eindeutige Bezeichnung (Nummer) hat. Gibt es nur eine Kasse wird das ganz einfach die Nummer „1“ sein.2)

Wie funktioniert eine Kontrolle der Finanz dann ab 1.4.2017?

Bei einer Kassennachschau wird der Prüfer wohl verlangen, einen sogenannten Nullbeleg auszudrucken und das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren. Ersteres ist ein einfacher Testbeleg (eben mit einem Artikel der 0 Euro kostet) und zweiteres ein Protokoll, das die Kasse mitführt und das alle Belege beinhaltet. Dieses Datenerfassungsprotokoll muss in einem speziellen Format exportiert werden, wodurch es der Prüfer dann einfach auf seinem Kontrollrechner importieren kann. Damit kann innerhalb weniger Minuten überprüft werden, ob alle Signaturen korrekt sind und es ist auch „auf Knopfdruck“ möglich, etwaige mittels „Mystery Shopping“ erhaltene Belege darauf zu untersuchen, ob sie immer noch im Kassenspeicher sind.3)

Wie weiß ich, dass die Kasse dann der RKSV entspricht?

Nach erfolgter Anmeldung der Kasse bei Finanz Online ist ein Startbeleg zu drucken (das wird eine spezielle Funktion in ETRON sein). Dieser Startbeleg kann mittels einer Handy-App des BMF (wird kostenlos vom Finanzministerium zur Verfügung gestellt werden) geprüft werden. Ergibt diese Prüfung ein „OK“ so gilt die gesetzliche Vermutung für die Ordnungsmäßigkeit. Eine Zertifizierung ist nicht nötig, jeder Unternehmer kann so einfach überprüfen, ob seine Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht.4)

Ist die Kasse online mit dem Finanzministerium verbunden?

Nein, überhaupt nicht, das Ministerium erhält ohne Prüfung überhaupt keine Daten. Nur im Rahmen der Prüfung wird das Datenerfassungsprotokoll kontrolliert, und das passiert vor Ort im Betrieb.5)

Was passiert bei einem Systemausfall?

Ist die Kasse defekt, so ist, falls vorhanden, eine Ersatzkasse zu verwenden. Ist diese nicht vorhanden, so dürfen Papierbelege erstellt werden, die nach Reparatur der Kasse nacherfasst werden müssen. Ist nur die Signatureinrichtung defekt, so darf mit der Kasse weitergearbeitet werden, statt der Signatur muss dann aber am Bon „Signatureinrichtung ausgefallen“ stehen. Falls es absehbar ist, dass die Kasse länger als 48 Stunden ausfällt, so ist dies über Finanz Online zu melden.6)

Bekanntgabe der Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse (§ 17 RKSV)

Jeder nicht nur vorübergehende Ausfall und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse sind ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline vom Unternehmer oder seinem bevollmächtigten Parteienvertreter bekanntzugeben (§ 17 Abs. 1 RKSV).
Von einem nur vorübergehenden Ausfall der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse ist jedenfalls bei Stromausfall, planmäßigen Wartungsarbeiten und anderen Ereignissen auszugehen, die zu einer Funktionsunfähigkeit der Sicherheitseinrichtung führen, die nicht länger als 48 Stunden andauert. Ohne unnötigen Aufschub sind sowohl der Ausfall der Signaturerstellungseinheit als auch der Registrierkasse selbst zu melden.
Ohne unnötigen Aufschub erfordert im Allgemeinen eine Meldung längstens binnen einer Woche.7)

Wie exportiere ich das Datenerfassungsprotokoll wenn kein Speichermedium vorhanden ist?

Das Protokoll kann beispielsweise an eine bestimmte Mailadresse gesendet und dann gespeichert werden. Aber auch eine Zur­ver­fü­gung­stel­lung über das Internet (z.B. SFTP, Dropbox, …) ist zulässig.8)

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