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Gutscheinverwaltung

Mit der Gutscheinverwaltung können Gutscheine produziert werden, die einen fortlaufenden Strichcode aufgedruckt haben.

Mit der Grundwerteoption 339 Gutscheinart kann das Gutscheinsystem für den Einmalverkauf oder Wiederverkauf eingerichtet werden. Unter 343 Gutschein Teileinlösung zulassen wird festgelegt ob Gutscheine immer mit vollen Wert eingelöst werden oder auch eine Teileinlösung möglich ist.

Aktivierung

Die Gutscheinverwaltung wird aktiviert, indem unter Basis Zuordnung und Zuordnung Gutschein der Gutscheinartikel (Systemartikel:GUTSCHEIN) zugeordnet wird.

Dazu den Eintrag Zuordnung Gutschein anklicken und auf <Zuordnung ändern> klicken. In das Feld „Artikel-EAN“ die Systemartikelnummer 106 eintragen oder mit <Enter> nach einem Artikel suchen bzw. einen eigenen Gutscheinartikel anlegen.

:!: Danach muss ETRON beendet und neu gestartet werden.

In der Grundwerte-ID 339 / Gutscheinart wird die Gutscheinart eingestellt, damit können eingelöste Gutscheine mit einem neuen Betrag wieder verkauft werden.

MwSt der Gutscheine

Ob der Gutscheinartikel mit 0% MwSt oder einem fixen Steuersatz angelegt werden soll ist abhängig von der Verwendung der Gutscheine und muss mit dem Steuerberater geklärt werden. mehr Infos dazu

:!: Eine Umstellung der MwSt des Gutscheinartikels darf jedenfalls nicht selbstständig durchgeführt werden da es sonst möglicherweise zu Fehlbuchungen kommt.

Erstellung der EAN-Codes für die Gutscheine

Verschiedenes → Gutscheindruckexport

Hier können EANs für die Gutscheine produziert werden. Die Gutschein-EANs müssen mit „2116“ beginnen die restlichen Stellen stehen zur freien Verfügung.

Die Nummer ist im Format „21-16JJL-LLLLL-p aufgebaut. J = Jahr, L = Nummer Start + Laufende Positionsnummer.

Beispiel: pro Jahr werden ca. 500 Gutscheine benötigt, im Feld Nummer Start wird der Wert 1 eingetragen, bei Anzahl 500 und bei Jahr 17 für 2017. Beim nächsten Mal wird dann im Feld Nummer Start der Wert 501 eingegeben.

Im Feld „Export in Datei:“ empfehlen wir „c:\ETRXLS\GutscheinexportEAN.xls“

Die Gutschein-EAN-Codes werden als Zahl = EAN sowie als Strichcode = EANFCD in der Datei GutscheinEAN ausgegeben. Diese Datei kann z.B. an eine Druckerei weitergegeben werden, oder es werden selbst Gutscheine als Word Serienbrief mit der Schriftart EAN-Font gedruckt.

Verkauf

Gutscheine können an Laufkunden oder Stammkunden verkauft werden, die spätere Einlösung ist nicht an diesen Kunden gebunden. Der am Gutschein aufgedruckte EAN wird eingescannt, anschließend ist der Betrag einzugegeben.

Bei der Gutscheinbeladung wird das aktuelle Restguthaben angezeigt.

Der Verkauf wird wie gewohnt abgeschlossen.

Verkauf auf offene Rechnung

Soll ein Gutschein auf offene Rechnung verkauft werden, so ist eine Kunde auszusuchen und bei der Bezahlung im Feld Gibt 0 einzugeben.

Darauf öffnet das Formular für die Belegwahl:

Einlösung

Einmalverkauf

Der am Gutschein aufgedruckte EAN wird eingescannt, der Verkauf dieses Gutscheins wird gesucht und der Betrag abgezogen. Wird kein Verkauf gefunden, wird die Maske Gutschein Verkauf aufgerufen, der Gutschein kann in diesem Fall nicht eingelöst werden, da er noch nicht verkauft wurde. Wurde der Gutschein bereits vollständig eingelöst, erscheint eine entsprechende Meldung.

Wiederverkauf

Der am Gutschein aufgedruckte EAN wird eingescannt, der Verkauf dieses Gutscheins wird gesucht und der Betrag abgezogen. Wird kein Verkauf gefunden, wird die Maske Gutschein Verkauf aufgerufen, der Gutschein kann in diesem Fall nicht eingelöst werden, da er noch nicht verkauft wurde. Wurde der Gutschein bereits vollständig eingelöst, wird die Maske Gutschein Verkauff aufgerufen und der Gutschein kann wieder beladen werden.


:!: Ist die Gutscheinteileinlösung ( 343 Gutschein Teileinlösung zulassen )deaktiviert und der Wert des Gutscheines größer als der Rechnungsbetrag kann dem Kunden das Geld ausbezahlt, oder ein neuer Gutschein in der Höhe des Restbetrages ausgestellt werden.

:!: Ist die Gutscheinteileinlösung ( 343 Gutschein Teileinlösung zulassen )aktiv, empfehlen wir den Gutschein nach Erfassung der Ware zu scannen. Wird der beladene Gutschein vor der Ware eingescannt wird der gesamte Wert des Gutscheins in der Kassa erfasst.

:!: Die Erfassung eine beladenen Gutscheins berechnet die Gesamtsumme der bereits erfassten Artikel, zieht mögliche Rabatte ab und schließt den Verkauf ab.

Storno

Wird ein Beleg storniert auf dem ein Gutschein verkauft wurde, ist dieser wieder als nicht eingelöst verfügbar.

Einlösung eines Gutscheines ohne Strichcode (alter Gutschein)

Die Gutscheinverwaltung wird aktiviert, indem unter Basis Zuordnung und Zuordnung Gutschein der Artikel Gutschein zugeordnet wird.

Alte Gutscheine, zum Beispiel aus einem Vorsystem, können eingelöst werden indem der Gutscheinartikel zum Verkauf aufgerufen wird.

In der Gutscheineinlösungsmaske wird in das Feld Gutscheinnummer „alt“ geschrieben, unter Betrag wird der einzulösende Betrag eingegeben.

Einlösung eines Gutscheines wenn der Strichcode nicht lesbar ist aber die Gutscheinnummer bekannt ist

Ist der Strichcode beschädigt oder kann aus anderen Gründen nicht abgescannt werden, kann die vollständige Gutscheinnummer auch manuell über das Arttikelnummernfeld in der Kasse eingegeben werden. Die Gutscheinnummer muss mit 2116 und anschließend die eindeutige Gutscheinnummer eingetragen werden.

Auswertung der Gutscheine

Gutscheine können an drei Orten ausgewertet werden:

Mehrere Gutscheine einlösen

Ab Version 5.776 müssen mehrere Gutscheine immer folgendermaßen eingelöst werden:

1. Verkauf der Ware

2. Den Verkauf mit <F10/Ende> beenden

3. Auf den Button <G-Gutschein> drücken

4. Gutschein scannen

Für weitere Gutscheine Punkt 3. und 4. wiederholen

5. Fertig


Gutscheinausbuchung

Bei der Erfassung von Gutscheinen unter dem Kunden „Gutscheinausbuchung“ erfolgt eine vollständige Einlösung des Guthaben. Beim Verbuchen mit <F10> erfolgt eine automatische Buchung auf das Zahlungsmittel „Gutscheinausbuchung“

Voraussetzung:

  • Ein Kunde mit dem Namen „Gutscheinausbuchung“ muss angelegt werden.
  • Ein Zahlungsmittel mit dem Namen „Gutscheinausbuchung“ muss angelegt werden.


MwSt Änderung bei Gutscheinen

:!: Bevor der Standard MwSt-Satz für Gutscheine geändert wird muss ETRON (bei Filialbetrieben in allen Filialen) auf Version 5.775 upgedatet sein :!:

Der MwSt-Satz mit dem Gutscheine beladen wurden wird ab Version 5.775 beim jeweiligen Gutschein gespeichert. Die Einlösung erfolgt dann mit dem MwSt-Satz der Beladung.

Wird ein Gutschein neuerlich beladen nachdem sich der Standard MwSt-Satz für Gutscheine geändert hat wird der Restwert mittels automatischer Korrekturbuchung auf den neuen Steuersatz umgebucht.

Beim Ändern des Standard MwSt-Satz für Gutscheine (im Gutscheinartikel) erscheint dieser Hinweis :

      Die MwSt Änderung für Gutscheine sollte am Abend erfolgen !
      Gemischte Buchungen Untertags können Fehlbesteuerungen bewirken !

      Prüfen Sie den Fibuexport ob die Konten für den 
      alten und neuen Steuersatz korrekt definiert sind !

Die Änderung kann dann mit „Später ändern“ abgebrochen oder mit „Jetzt ändern“ durchgeführt werden.

Besprechen Sie eine MwSt Änderung des Gutscheinartikels in jedem Fall mit ihrem Steuerberater :!:
Wenn Gutscheine für eine variable MwSt ausgestellt werden kann der Gutscheinartikel unter Umständen auf 0% belassen werden.

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